Interim Projectmanager ondersteuning pDGH

Voor het Ministerie van Financiën is Publiek Netwerk op zoek naar een Interim Projectmanager ondersteuning pDGH voor 32-36 uur per week. Het betreft een interim opdracht en start zo snel mogelijk voor 9 maanden.

Functie omgeving:
Het ministerie van Financiën heeft de ambitie om een toekomstbestendige en robuuste Informatiehuishouding (IHH) te realiseren. De afdeling IHH van de Concerndirectie Informatievoorziening en Openbaarmaking (CDIO) speelt hierin een sleutelrol. De afdeling zet zich in voor het creëren van een duurzame, toegankelijke en transparante IHH binnen het kerndepartement van het ministerie: het SG-cluster, de Generale Thesaurie, DG Rijksbegroting, DG Fiscale Zaken en het programma directoraat-generaal Herstel (pDGH). Zij ondersteunt medewerkers en processen met expertise, instrumenten en advies over informatiebeheer, en stimuleert actief informatiebewustzijn binnen de organisatie, zodat informatie op verantwoorde wijze wordt vastgelegd, beheerd en gedeeld. In dit kader is vorig jaar het traject ‘Beleidsdossiers op Orde’ bij alle onderdelen van het kerndepartement gestart, gericht op het structureel verbeteren van de kwaliteit van beleidsdossiers binnen het kerndepartement. Dit traject sluit aan bij het rijksbrede programma IHH op Orde en helpt te voldoen aan de verplichtingen onder de Archiefwet en de Wet open overheid (Woo). De aanpak omvat onder meer het opschonen, structureren en duurzaam toegankelijk maken van dossiers en het trainen van medewerkers. Specifieke opdracht: ondersteuning pDGH Op 1 januari 2022 is pDGH formeel gestart. pDGH stuurt vanuit een coördinerende rol de opgavegerichte en domein overstijgende aanpak van de hersteloperatie aan, in samenwerking met alle partijen die erbij betrokken zijn. Zo verankeren zij de betrokkenheid van de verschillende gemeenten, departementen, en de diverse uitvoeringsorganisaties. Een goede samenwerking is nodig om getroffen burgers snel en adequaat te compenseren en te helpen om de regie over hun leven terug te krijgen. pDGH is een tijdelijke regie-organisatie die zich kenmerkt door een dynamische werkomgeving en maatschappelijke urgentie. Voor medewerkers betekent dit werken in een nog jonge organisatie, Die vraagt om flexibiliteit en nieuwe vraagstukken op andere wijze aanpakken. Maar ook samenwerken met collega’s die doordrongen zijn van het maatschappelijk belang van de opgave waar het pDGH voor staat. pDGH werkt nauw samen met diverse interne en externe stakeholders, waaronder:

• Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen
• DG Toeslagen
• DG Fiscale Zaken
• Concerndirectie Informatievoorziening en Openbaarmaking
• Sociale Banken Nederland
• Stichting Gelijkwaardig Herstel

Vanuit pDGH is een expliciete behoefte geformuleerd aan ondersteuning op het gebied van IHH. Er is sprake van een versnipperde informatieopslag en documentstructuur. Om hierin te ondersteunen gaat de afdeling IHH bij pDH ook een traject ‘Beleidsdossiers op Orde’ opstarten. Een goed ingerichte en toekomstgerichte IHH is een randvoorwaarde voor het uitvoeren van deze hersteloperatie binnen de wettelijke kaders en maatschappelijke verwachtingen. Juist omdat herstelmaatregelen juridisch toetsbaar en openbaar moeten zijn, is de beschikbaarheid, integriteit en herleidbaarheid van informatie van groot belang.

Functie omschrijving:
De afdeling IHH zoekt een projectmanager ‘Beleidsdossiers op Orde’ die aan de slag gaat bij pDGH en tegelijkertijd samenwerkt met projectleiders van andere trajecten binnen het kerndepartement. We zoeken een projectmanager die niet alleen stevig op het proces stuurt, maar ook inhoudelijk kennis heeft van het analyseren en classificeren van onbeheerde informatie (met behulp van tooling) en van het opschonen en ordenen van digitale beleidsdossiers. Het doel van dit project is om de beleidsdossiers bij pDGH in een volledige, geordende en duurzame staat te brengen. Daarvoor is nog veel werk te doen. Sommige medewerkers werken bijna uitsluitend in Digidoc, anderen vrijwel alleen op netwerkschijven. Er moeten duidelijke afspraken komen over eigenaarschap, samenwerking en beheermaatregelen. Daarnaast is een grondige analyse nodig van informatie binnen en buiten het DMS, mede ondersteund door tooling. Voor elk proces of ketendossier zal een gerichte aanpak moeten worden opgesteld om dit beheersbaar en volledig op orde te krijgen. Daarom zoeken we iemand die analytisch sterk is, verbanden ziet en snel tot de kern komt op basis van zijn of haar inhoudelijke kennis. Tegelijkertijd ben je pragmatisch, toon je leiderschap en weet je verbinding te maken met alle betrokkenen. Voor deze opdracht is ondersteuning beschikbaar in de vorm van een informatiemanager (vanuit pDGH), een senior adviseur IHH, een communicatieadviseur, informatiecoaches (voor training) en kwaliteitsmedewerkers vanuit de afdeling IHH. De ideale kandidaat weet dit complexe vraagstuk behapbaar en concreet te maken, zodat er snel zichtbare resultaten zijn. Stapsgewijs verbeteren, leren door te doen en klein beginnen zijn daarbij belangrijke principes. Je sluit makkelijk aan bij bestaande initiatieven en staat dicht bij de praktijk – zowel bij specialisten als gebruikers. Je beweegt je moeiteloos tussen operationeel, tactisch en strategisch niveau. Je bent resultaatgericht en werkt als meewerkend voorman/-vrouw door ook zelf plannen, producten, adviezen en besluitvormingsnota’s uit te werken.

Functie taken:

• Analyseer je samen met het team van de afdeling IHH de situatie bij pDGH en stel je een overkoepelend projectplan op. Doel is dat alle medewerkers hun dossiers gaan beheren volgens de geldende richtlijnen. Je werkt daarbij agile en resultaatgericht, waarbij je gebruikmaakt van de inzichten uit eerdere ‘Beleidsdossiers op Orde’-trajecten.
• Begeleid je een onderzoek naar de aard en omvang van informatie binnen het beleidsdepartement, verspreid over onder andere netwerkschijven, SharePoint en andere omgevingen. Je bepaalt welke informatie archiefwaardig is, en legt vast waar en hoe deze duurzaam moet worden opgeslagen. Samen met specialisten vertaal je de Archiefwet en het interne Kader naar praktische richtlijnen voor pDGH. Ook stuur je op het opschonen van overbodige informatie, zoals duplicaten en conceptversies, en pas je tooling toe om onbeheerde informatie te classificeren.
• Stuur je actief de uitvoering van het project aan en stimuleer je een cultuurverandering zodat wat wordt geïmplementeerd ook daadwerkelijk blijft bestaan. Het doel is helder: in Q2 2026 moeten alle beleidsdossiers volledig en op orde zijn. Je begeleidt hierbij ook de kwaliteitsmedewerkers die de medewerkers van pDGH ondersteunen bij het ordenen van hun dossiers.
• Verantwoord je de voortgang van het project met rapportages aan MT-IHH, MT-CDIO, de directeur CDIO en MT-pDGH. Je bewaakt hierin knelpunten en afwijkingen scherp.
• Werk je beleidsnotities en samenwerkingsafspraken uit – of zorg je dat deze tot stand komen.
• Zorg je voor een warme overdracht aan de lijnorganisatie, zodat de resultaten worden geborgd en het beheer van dossiers duurzaam wordt voortgezet.
• Signaleer je richting het afdelingshoofd IHH wat je nodig hebt vanuit andere actielijnen om je resultaten te behalen.

Functie eisen:

• WO werk- en denkniveau.
• minimaal 5 jaar werkervaring als projectmanager op het gebied van informatiehuishouding en/of dossiervorming en/of digitale archieven.
• minimaal 5 jaar werkervaring met het leiden van projecten op het gebied van digitale dossiervorming.

Functie wensen:

• ervaring heeft met het analyseren, classificeren, opschonen en op orde brengen van digitale dossiers, o.a. ondersteund door software tooling.
• ervaring heeft met vergelijkbare trajecten bij de Rijksoverheid of grote gemeenten (G4).
• projectmanager beschikt over de gevraagde competenties: meewerkend voorman / vrouw, pragmatisch, resultaatgericht, politiek / bestuurlijk sensitief (toetsbaar in CV, motivatie en/of mogelijk gesprek).
• Mate van ervaring met het begeleiden van dossierhouders in het opschonen / op orde krijgen van hun dossiers.
• Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.

Geboden wordt
Voor deze opdracht is zowel detachering als een ZZP-constructie mogelijk. Voor een ZZP-constructie wordt een passend tarief gezocht.

Interesse?
Solliciteer vóór dinsdag 6 mei 15:00 uur door op onderstaande sollicitatie button te klikken. Mocht je vragen hebben, neem contact op met Frederique Termont via frederiquetermont@publieknetwerk.nl / 0645931918 of met Erik Baars via erikbaars@publieknetwerk.nl / 06 19 10 49 63.

SRQ176441